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COMO ORGANIZAR O DEPARTAMENTO JURÍDICO USANDO MODELO DE GOVERNANÇA

COMO ORGANIZAR O DEPARTAMENTO JURÍDICO USANDO MODELO DE GOVERNANÇA

​Os desafios de um departamento jurídico são aumentados quando pensamos que as estruturas estão cada vez mais enxutas. É cada vez mais comum encontrarmos gestores com desafios internos oriundos de um forte crescimento de sua participação na estratégia das empresas, ou seja, se tornam um departamento chave no mundo corporativo.

 Na contramão deste aumento de responsabilidade e participação estão as estruturas de times internos: com equipes cada vez menores, tornando necessário o aumento de parceiros jurídicos, sendo cada um atuante em sua área de especialidade. Por exemplo, uma empresa pode ter um parceiro especializado em Cível, Tributário, em Societário e assim por diante.

Essa realidade, vivida pela maior parte das companhias brasileiras, começa a ser um dos maiores ofensores nos impactos de custo e performance do departamento jurídico, pois onera e procrastina a tomada de decisão. Com isso, identificamos uma forte necessidade de unificar todas as informações vindas dos diversos interlocutores para, assim, poder tomar decisões com base em dados e resultados.

Neste sentido, o Compliance Jurídico é uma solução de gestão que vem para ajudar a organizar os departamentos jurídicos por meio da implantação de processos claros. O programa tem como objetivo garantir que a área jurídica e seus interlocutores atuem de forma assertiva, de acordo com a regulamentação interna e com a legislação do país.

O termo Compliance está muito associado ao formato de uma ferramenta de mitigação de riscos da corrupção dentro das corporações. Esse é um tema realmente bastante relevante, mas é um assunto para outro artigo. Aqui quero me ater ao termo Compliance, que é o "conjunto de disciplinas para fazer cumprir as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer".

Posto isso, o Compliance tem sido usado também como método para organizar e principalmente mensurar resultados de uma área. E nesse texto quero mostrar como funciona o programa de implantação de Compliance no departamento jurídico de uma companhia.

O primeiro passo para implantar o Compliance Jurídico é fazer um PMO – Project Management Office, responsável pela implantação da governança e entender toda estratégia macro da companhia, incluindo sua visão, missão e valores, para então traduzir esses conceitos em processos que serão disseminados entre os membros da equipe.

Explico melhor: a primeira fase do projeto implica em alinhar a estratégia macro da empresa com o que o diretor jurídico pensa e tem como meta para, então, transformar em processos. Dessa forma, cada membro entenderá qual é seu papel na equipe e o diretor, por sua vez, saberá como cobrar e mensurar os resultados.

Ainda dentro dessa fase, implantamos o SLA - Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço. Reunimos todos os fornecedores do setor – escritórios de advocacia parceiros, gráficas, prestadores de serviço de tecnologia, etc e também treinamos as equipes a seguir os mesmos processos do departamento.

A segunda etapa é mapeamento e descrição dos processos de trabalho, quando definimos como será o workflow da equipe interna e dos parceiros externos. Nessa etapa é fundamental termos a participação de todos os líderes para que eles nos ajudem a entender se o que foi proposto, será viável no dia a dia, considerando o time atuante.

A terceira fase é a automação dos workflows, quando implantamos um software para monitorar todos os processos e fornecedores do departamento. Nossa experiência mostra que é nessa etapa que começamos a ver os primeiros resultados dessa nova organização. Com o fluxo definido é possível trabalhar em um ambiente equilibrado.

A quarta etapa é a definição de KPIs – Key Performance Indicator – que serão os responsáveis pela mensuração do resultado. Cada equipe terá suas metas e o indicador correspondente de resultado.

Chegamos então a última etapa, que é justamente a de mensurar os resultados. É importante que todos os envolvidos no processo sintam que tudo passa a fazer mais sentido e que os resultados são melhores porque não há mais falhas.

A implantação do Compliance Jurídico não é um projeto rápido – em média levamos seis meses para implantar todo o processo – mas com certeza depois de feito, o diretor jurídico otimiza o tempo da equipe e consegue enxergar em um clique todos os resultados.

 

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