Artigo | Digitalização é um paliativo: pense em projetos totalmente digitais!

Dra. Sandra Paula Tomazi Weber

Muitas empresas diante da pressão ambiental, econômica e até da própria evolução da sociedade, que está cada vez mais digital, pensam na digitalização como uma solução para diminuir o volume de papel e também ganhar agilidade e disponibilidade na circulação de suas informações.

De fato, a digitalização permite alcançar tudo isso, contudo, continua sendo uma migração de suporte, o que reduz a capacidade de perícia diante de um incidente de falsidade com relação à identidade de quem assinou o documento ou até mesmo em relação à integridade do documento. Uma situação nada nova, até porque com a microfilmagem, que também é uma forma de migração de suporte, tal capacidade de perícia já era reduzida.

Todavia, não há necessidade de permanecer neste risco, pois a tendência é que os documentos já nasçam originalmente eletrônicos!

Logo, podemos pensar que a solução são os negócios firmados em meio eletrônico, e encarar a digitalização como sendo um paliativo em relação ao legado.

Precisamos entender que documento é qualquer escrito capaz de ter compreensão humana. O papel é apenas uma das espécies do gênero documento, neste caso o mais abrangente, podendo alcançar outros suportes, como o eletrônico.

Vicente Greco Filho, assim já dizia: “[...] não apenas os papéis escritos são documentos. Documento é todo objeto do qual se extraem fatos em virtude da existência de símbolos ou sinais gráficos, mecânicos, eletromagnéticos, etc. É documento portanto, uma pedra sobre a qual estejam impressos caracteres, símbolos ou letras; é documento a fita magnética para reprodução por meio do aparelho próprio, ou filme fotográfico etc.” (GRECO FILHO, 2000, p. 208).

No direito brasileiro sustentamos tal afirmação com base nos arts. 231 a 238 do Código de Processo Penal; art. 212, II e 215 a 226 do Código Civil; arts. 405 a 429 e os arts. mais recentes 439 a 441, todos do Código de Processo Civil. Nesse sentido, destaca-se o art. 232 do Código de Processo Penal: “Consideram-se documentos quaisquer escritos ou papéis, públicos ou particulares”.

O documento eletrônico, ao contrário do documento em papel, não está preso ao meio ao qual foi produzido. Isso porque ele pode ser transferido e armazenado de um computador ao outro, de um disco flexível para outro, estar em vários computadores ao mesmo tempo sem perder a sua característica de original. Leal (2007, p. 153) explica que isso é possível porque se não há alteração na sequência de bits, ter-se-á sempre o mesmo documento. Logo, não há o que se falar em cópia de documento eletrônico, porque eles sempre são originais, e nem sobre limitação da sua capacidade de perícia, haja vista que não há migração de suporte.

O judiciário é uma referência ao estímulo de uma sociedade cada vez mais Paperless, uma vez que desde 2006, com a Lei 11.419, passou a estimular a tramitação dos processos em formato eletrônico, e tornou familiar no seu meio palavras e termos como certificado Digital, arquivos eletrônicos, entre outras. Essa familiaridade é ótima, uma vez que as provas eletrônicas são cada vez mais frequentes e fundamentais, senão vejamos:

RECURSO DE REVISTA. VALIDADE DOS HORÁRIOS REGISTRADOS NO PONTO ELETRÔNICO. HORAS EXTRAS. A Corte a quo, soberana na análise do conjunto fático-probatório dos autos, concluiu que a prova produzida pelo reclamante não conseguiu demonstrar a invalidade dos registros do ponto eletrônico. (TST, RR 1303000920075040571 130300-09.2007.5.04.0571, Rel. Augusto César Leite de Carvalho, j. 02.05.2012).

AÇÃO DE COBRANÇA. Empréstimo feito ao réu através de depósitos bancários Réu revel Alegação de tratar-se de doação que não restou comprovada. Mensagem via documento eletrônico (e-mail) confessando a existência da dívida, enviado à autora não impugnado em contestação. Presunção de veracidade dos fatos narrados na inicial que não foi elidida por prova em contrário. Sentença mantida. Art. 252, do RITJESP Recurso improvido.” (TJ/SP, Apelação 0125971-11.2008.8.26.0100, Rel. Des. Ligia Araújo Bisogni, j. 14.09.2011).

INDENIZAÇÃO – INTERVENÇÃO DO MINISTÉRIO PÚBLICO – DESNECESSIDADE – LESÃO – RESPONSABILIDADE – MÉDICO – HOSPITAL – CDC – APLICABILIDADE. [...] Nos termos da Lei 8.078/1990, é objetiva a responsabilidade do hospital, dependendo, contudo, de prova da culpa, relativamente aos profissionais de medicina. [...] O descumprimento do dever de elaborar prontuário leal e inteligível, não pode beneficiar aquele que se descuidou do seu ônus profissional, que tinha o dever de produzir a prova. Trecho: [...] considero que somente demonstraram força probante as cópias dos prontuários de fls. 52 e 53 dos autos da cautelar e fl. 235, do feito principal, por se tratarem de impressos emitidos pelo computador do nosocômio, contendo data e hora em que foram produzidos, sendo impossível assegurar o mesmo quanto ao restante do material. (TJ/MG: Apelação Cível 1.0142.04.006571-6/002, Rel.: Des. Antônio Bispo, Data da publicação: 26.02.2010).

É possível perceber pelos julgados citados que a evolução do registro de ponto do funcionário do papel para o formato eletrônico (Portaria 1.510/09 – Registrador Eletrônico de Ponto) fortaleceu a sua credibilidade perante o judiciário. Que o e-mail, independentemente de ser assinado ou não com certificado digital ICP-Brasil, é aceito e utilizado para demonstrar negócios firmados entre as partes. E que, por fim, o prontuário do paciente, ainda que gerado em um sistema fora dos padrões do Conselho Federal de Medicina, pode ser aceito pelo Juiz, em defesa da vítima, uma vez que o médico não cumpriu com a sua obrigação de registrar no papel os dados de forma legível.

Diante desta realidade, onde as testemunhas são as máquinas e documento não é só papel, não há porque temer e negar a necessidade de rever os modelos de negócio e inclusive a forma de firma-los desde o seu início em formato digital.

Desde novembro de 2013, a Receita Federal disciplinou a entrega de documentos em formato digital para juntá-los em processo digital ou a dossiê de atendimento, por meio da Instrução Normativa 1.412. O procedimento é feito através da utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) e como forma de autenticação, foi adotada a assinatura digital ICP-Brasil.

Outra regulamentação no meio eletrônico ocorreu no âmbito do Conselho Nacional de Seguros Privados – CNSP, órgão responsável por fixar as diretrizes e normas da política de seguros privados. A Resolução CNSP 294/2013, de 06.09.2013, viabilizou a comercialização de produtos securitários (de vida e outras modalidades diversas) e previdência complementar, à distância, principalmente via internet. Inclusive, permitindo o uso de outras formas de autenticação, além do certificado ICP-Brasil.

A referida Resolução em seu art. 9.º obriga o Contratado a enviar mensagens informativas ao Contratante ao longo da vigência das coberturas e na época apropriada a cada situação, contemplando, no mínimo, a confirmação da contratação do plano e o número de processo Susep; as coberturas e/ou benefícios contratados e respectivos valores de garantia e/ou de capital segurado; alerta sobre o fim da vigência do plano contratado etc.

Sempre que o ramo de atuação da empresa for regulamentado, é importante consultar o órgão responsável e seus normativos para verificar se há alguma restrição que inviabilize a adoção do formato eletrônico. O que temos percebido é que, em alguns casos, há exigências que precisam ser cumpridas, como as citadas no caso acima.

O ordenamento jurídico em vigor, de modo geral, favorece a liberdade das formas para os contratos consensuais, ou seja, aqueles que se aperfeiçoam com confluência de manifestações de vontade (art. 107 do nosso Código Civil). Isto significa que em todo contrato, para o qual não exista uma formalidade legal prevista, pode-se colher a manifestação de vontade por qualquer procedimento hábil e idôneo, inclusive formato eletrônico, seja com o uso de certificado ICP-Brasil ou outro.

O judiciário, inclusive, aceita a execução de contratos onde as testemunhas assinaram de forma eletrônica:

PROCESSUAL CIVIL. AGRAVO DE INSTRUMENTO. EXECUÇÃO DE TÍTULO EXTRAJUDICIAL. EXCEÇÃO DE PRÉ-EXECUTIVIDADE. CONTRATO ELETRÔNICO. ASSINATURA DIGITAL. VALIDADE. INCLUSÃO DO FIADOR APÓS A CITAÇÃO DO EXECUTADO. POSSIBILIDADE. ART. 264 DO CPC. INAPLICABILIDADE. .....ausência de título executivo em razão da inexistência de duas assinaturas (art. 585, II, do CPC).

“...o contrato foi assinado por testemunhas, ainda que se trate de assinatura digital; convém ressaltar que em razão das inovações eletrônicas, a forma do contrato pode ser diferente, mas não descaracteriza sua essência.”

(TRF-2 – AG: 201302010129860, Rel.: Desembargador Federal José Antonio Lisboa Neiva, DJ: 18.12.2013, 7.ª T. Especializada, Data de Publicação: 14.01.2014).

Portanto, o caminho não é seguir utilizando o papel para fugir do novo e continuar digitalizando os mesmos, se a ideia for descartá-lo. Entendemos que o rumo a ser seguido é:

• Conhecer sua operação, mapear todo o fluxo, e entender por que é feito desta forma;
• Verificar se há algum impedimento para a operação ser firmada, desde a sua origem, em documento eletrônico;
• Se há alguma obrigação para que a operação em formato eletrônico aconteça e se é possível atendê-la;
• Criar uma cultura do uso do meio eletrônico, para que a nova solução seja acolhida por todos os envolvidos;
• Adotar a digitalização apenas como um meio e não como um fim;
• Atualizar sua política de gestão documental para tratar de documentos físicos, digitalizados e eletrônicos.

Referências bibliográficas:

GRECO FILHO, Vicente. Direito Processual Civil Brasileiro. 14 ed. São Paulo: Ed. Saraiva, 2000.

LEAL, Sheila do Rocio Cercal Santos. Contratos Eletrônicos: Validade Jurídica dos Contratos via Internet. São Paulo: Editora Atlas, 2007.

PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. 5 ed. São Paulo: Saraiva, 2013.