Como apoiar a adesão ao Programa de Privacidade

INTRODUÇÃO

Preservar a privacidade dos titulares de dados pessoais bem como proteger seus dados são ações que beneficiam as organizações, não somente para efeito de cumprimento das legislações vigentes e aplicáveis sobre o tema, mas também para proteger suas marcas perante o mercado.

Claro que há diversas atividades a serem realizadas em um projeto de adequação à LGPD. No entanto, a mudança de mindset será fundamental para que, a partir de novos produtos ou serviços, a integração com a privacidade se torne natural.

Como fazer a gestão do programa de privacidade?

Para tanto, a gestão do programa de privacidade precisa ser assertiva, desde o envolvimento de todos os envolvidos com privacidade e proteção de dados pessoais, até a compreensão de que conscientização é essencial.

Não basta ter documentos bem elaborados e treinamentos aplicados, mas também é importante que a organização consiga trazer adesão ao programa, resultados positivos e gerar evidências sobre o seu comprometimento com a privacidade.

Incentivando a adesão ao programa de privacidade

Alcançar a adesão necessária não é fácil. Então, o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais, além de conhecimento técnico, precisa de criatividade e proatividade. Ter um Encarregado pelo tratamento de dados pessoais competente e atualizado, definir papéis e responsabilidades e acompanhar os procedimentos e condutas é importante para o alcance do objetivo principal.

PROATIVIDADE

Uma boa comunicação se torna uma ferramenta de ouro para facilitar a adesão ao programa:

• Converse com os colaboradores.
• Visite as áreas da empresa.
• Entenda os fluxos de trabalho.
• Compreenda as dificuldades de cada um.

Se não conseguir ir pessoalmente, agende reuniões online, envie e-mails e comunicados e mantenha contato. Uma das principais funções do Encarregado, acredite, é conhecer gestão de pessoas!

Defina papéis e responsabilidades

Isso precisa ficar claro não somente nas políticas e nos planos, mas também, na prática. Caso ocorra algum incidente envolvendo dados pessoais, cada um dos envolvidos precisa saber qual seu papel e como deve proceder para resolver a situação (como comunicar, a quem comunicar, o que precisa ser feito de imediato, etc).

DICA: a criação de comitês favorece muito essa parte!

Alguns exemplos de conscientização:

• Aplicação de treinamentos e palestras.
• Criação de materiais.
• Realização de eventos (dia da privacidade, criação de jogos interativos).
• Envio de pílulas de LGPD pelos mais diversos meios de comunicação, dentre outros.

No que tange às evidências, é salutar que a organização consiga apresentar suas ações, tal como seus resultados positivos, a fim de manter o ambiente seguro e preservar a privacidade de todos. Demonstrar o senso de responsabilidade com a proteção de dados pessoais pode, inclusive, atenuar a aplicação de alguma sanção que a empresa possa vir a receber em caso de fiscalização.

Fazer a gestão do programa de privacidade não é das funções mais simples. No entanto, precisa de organização, conhecimento e jogo de cintura. Quanto mais a privacidade for reforçada, mesmo que em simples práticas, mais fácil será a evolução do aculturamento, aumentando a adesão por parte de todos os envolvidos na organização.

Sobre a Autora

Mariana Sbaite Gonçalves - Líder do Núcleo de DPO do PG Advogados

Graduada em Direito pela Universidade Católica de Santos – UNISANTOS. MBA em SGI – Sistema de Gestão Integrada (Segurança do Trabalho – OHSAS 18001/Qualidade – I.S.O. 9001/Meio Ambiente – I.S.O. 14001 e Responsabilidade Social). MBA em Data Protection Officer (DPO) – IESB.

Pós-Graduada em Direito e Processo do Trabalho (Damásio De Jesus). PósGraduada em Advocacia Empresarial (PUC/MINAS). Pós-Graduada em Direito da Proteção e Uso de Dados (PUC/MINAS). LLM em Proteção e Dados: LGPD e GDPR (FMP e Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa). Mestranda em Science in Legal Studies, pela Ambra Univertisity (Orlando/FL). DPO (Data Protection Officer) certificada pela EXIN. Information Security Officer (I.S.O.) certificada pela EXIN. Articulista do Encarregado.org. Coautora do artigo: The ISO 27000 Family and its Applicability in LGPD Adaptation Projects for Small and Medium- Sized Enterprises publicado pela Associação Internacional ISACA (Information Systems Audit e Control Association). Coautora do livro: LGPD e Cartórios – Implementação e Questões Práticas. Coautora do livro: “Mulheres na Tecnologia”. Membro da ANPPD (Associação Nacional dos Profissionais de Privacidade de Dados) e da ANADD (Associação Nacional da Advogadas (os) de Direito Digital)****

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